״כשיוצאים לקרב, חייבים שיהיה גם נייר טואלט וגם קליעים במקום הנכון ובזמן הנכון״ (טום פיטרס, שלא יצא לאף קרב אבל עבד הרבה שנים במקינזי)
תמיד אהבתי לוגיסטיקה. הרבה מפחדים מזה, אבל עבור מי שאוהבים to make sh^t done - אין מספק יותר מהדברים הקטנים שאף אחד לא רוצה להתעסק בהם. תיאומים, לדבר עם ספקים, לתכנן לו״ז… רק תנו לי עוד.
אז פוסט שני בסדרת ״אירועים לכל עת״, והפעם: לוגיסטיקה!
- דלפ: אנשים לא באמת מתרגשים מכמה איכותי האוכל שהזמנתם. סנדוויצ’ים קטנים או פיצה == פינגר פוד מתוחכם, בחצי מהמחיר. הדבר היחיד שחשוב הוא לדאוג שלכולם תהיה אופציה: להקפיד על מקום כשר, עם אופציה טבעונית ואופציה ללא גלוטן. חמוד במיוחד לדאוג לבירה ללא אלכוהול להריוניות.
- שתייה חייבת להיות קרה. הדרך הקלה ביותר לדאוג לשתייה קלה מקוררת היא להזמין אותה מספק הכיבוד. בירה קרה זה קצת יותר מורכב: אם מדובר על עד אירוע יחסית קטן, תזמינו בוולט. אם מדובר על אירוע של 100+, הכי קל זה להזמין ברז בירה להשכרה.
- אם אתם מתחילים לארגן הרבה אירועים, תתעדפו עבודה עם ספקים קבועים שתוכלו לסמוך עליהם. אחרי שלושה אירועים כבר מתחילים לקשקש בווטאצפ, והרבה יותר נוח להקפיץ אותם בהתראה קצרה ולא צריך לדאוג לאיכות/שיגיעו בזמן/שישלחו קבלה.
- לא עושה גייטקיפינג! רשימה חלקית של ספקים שעבדתי איתם בתל אביב והיה נהדר. לוקיישנים: מסעדת האחים, בית ציוני אמריקה, Meet In Place, מרכז ענב לתרבות; פיצה: דומינו; בירה: חביתוש, 123 אלכוהול; עיצוב: רות פרחים.
- תנהלו משוב חם - תכתבו לעצמכם תוך כדי האירוע מה היה בסוף הלו״ז בפועל, כמה אנשים הגיעו, איזה אוכל ושתייה נגמרו ואיזה נשארו, באיזה חלקים של התוכן הקהל התעניין יותר. ככה תשפרו את האירוע הבא.
- כיסאות הם האויב! ספות עושות אווירה קז׳ואלית ולכן הן חברות. חשוב לזכור שתזוזה במרחב עוזרת לייצר שיחות. שולחנות עמידה ומספר עמדות לאוכל במקומות שונים בחלל עושים עבודה טובה.
- תוודאו שקל לאנשים להגיע ולהיכנס. תשלחו הוראות הגעה, אם מסובך אז גם סרטון. תתלו שלט, תתדרכו את השומרים בכניסה, תוודאו שדלת הכניסה פתוחה. כבר אמרתי בפוסט הקודם - תהיו בכניסה!
- להודיע לאנשים על האירוע בערך חודש לפני זה ממש די והותר. תפתחו איוונט ב-Luma/Partiful ודרכו תנהלו את ההרשמה. אם פותחים ב-Eventbrite - קחו בחשבון שיש מלא סקרייפרים שרצים עליו ומנתחים ״איזה אירועים יש היום ב-X״. אחלה אם האירוע פתוח לקהל, גרוע אם מכוונים לקהילה ספציפית סגורה. אל תשאלו איך אני יודעת.
- ספונסרים: תורה שלמה, אבל בקצרה - ארגונים אוהבים לתקצב אירועים שנותנים להם ערך. קשר ל-brand, קהל שמעניין אותם שיכיר את הארגון, אג׳נדה שהם מקדמים. הם לא עושים לכם טובה שהם נותנים כסף, אלא אתם צריכים לוודא שיבינו מה הערך עבורם - תעבדו בזה.
- לא באמת צריך לדאוג לפותחנים. לאחד משלושה בנים יש כזה במחזיק מפתחות.